All-Pages.com
Москва
Новости и события
Экономика
Менеджмент

Документооборот и электронный архив

Одной из современных ярко выраженных тенденций в деятельности разного рода предприятий является переход на электронное хранение документов и аналогичный документооборот. При этом многие организации в процессе такого перехода сталкиваются с целым рядом серьезных проблем, в частности, одной из главных среди которых можно назвать правильный выбор и внедрение ECM-систем.

Все дело в том, что в русскоязычном сегменте сети сегодня очень и очень сжато представлена информация и о документообороте, и об электронных архивах, в частности, и о выборе ECM-систем, в общем. Большинство данных по этим вопросам являются, по большей части, рекламой, которую запускает тот или иной центр инновационного прототипирования. Понимая это, сегодня мы бы хотели поговорить с вами именно о документообороте и электронных архивах – без рекламы или каких-либо отступлений.

Итак, электронный документооборот и архив представляет собой систему структурированного хранения, представленных в электронном виде документов. Причем такая система должна обеспечивать конфиденциальность и надежность хранения информации, ее быстрый и удобный поиск, отслеживание истории использования и разграничение прав доступа к ней.

Как мы уже упоминали выше, электронный документооборот и архив относятся к ЕСМ-классу системы управления корпоративным контентом.

К главными особенностям, которыми обладает электронный документооборот и электронный архив, можно отнести:

- возможность поддержки ежедневной работы в рамках первоочередной цели защиты хранения документов, значимых для деятельности того или иного предприятия;

- наличие строго упорядоченной классификационной схемы, в соответствие с которой и будет производиться хранение документов (задается администратором);

- возможность существования исключительно единственной версии документа с финальными изменениями;

- запрет на удаление различных документов, кроме особых ситуаций, для которых такое удаление санкционируется;

- запрет на какие-либо изменения в документе, хранящемся в архиве;

- наличие строгих правил хранения и использования документов.

Электронный документооборот и архив выполняет базовые функции и функции дополнительные. Краткий перечень базовых функций:

- сообщение между пользователями архива и его администратором;

- управление документами и структурой всего архива;

- управление Web-контентом;

- имиджинг документов;

- поточный ввод и т.д.

 




Поиск в справочнике предприятий

© справочник All-Pages.com